Page 148 - Garis Panduan Perolehan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) Kerajaan

Garis Panduan Perolehan ICT Kerajaan

BAB 7

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN KONTRAK

Agensi adalah diminta mengambil perhatian yang serius berkenaan pengurusan dan pentadbiran
kontrak. Ini adalah bagi menjaga kepentingan Kerajaan dan melicinkan urusan yang berhubung
kait dengan pelaksanaan sesuatu perolehan ICT.

7.1 Penyediaan Jadual/Rekod Pemantauan Kontrak

Agensi hendaklah mewujudkan jadual/rekod pemantauan bagi setiap kontrak yang telah
ditandatangani bagi memudahkan rujukan dan pentadbiran kontrak. Jadual/rekod ini
perlu mengandungi maklumat penting seperti tajuk kontrak, tempoh kontrak, nilai,
tempoh penghantaran, jadual pembayaran, maklumat bank guarantee dan lain-lain.

7.2 Memantau Pentadbiran Kontrak

Agensi hendaklah memantau semua kontrak yang sedang berkuat kuasa dengan teliti dan
teratur dari semasa ke semasa. Pemantauan kontrak ini adalah penting bagi memastikan
pelaksanaan kontrak teratur mengikut jadual/rekod pemantauan yang telah disediakan.
Sekiranya terdapat sebarang masalah yang dikenal pasti, Agensi hendaklah mengambil
tindakan segera supaya ia diselesaikan secepat mungkin.

7.3 Pelanggaran/Percanggahan Syarat Kontrak

7.3.1 Agensi hendaklah mengambil tindakan serta merta sekiranya berlaku sebarang
pelanggaran/percanggahan syarat-syarat kontrak bagi memastikan obligasi
disempurnakan seperti mana yang dipersetujui.

7.3.2 Sebarang pelanggaran/percanggahan kontrak, kelewatan penyerahan, perubahan
skop dan sebagainya hendaklah mendapat pandangan daripada pihak berkaitan
seperti Jawatankuasa Pemandu Projek, Jawatankuasa Teknikal Projek dan
Penasihat Undang-Undang dan mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa
Melulus bagi sebarang tindakan yang akan diambil selaras dengan peraturan
kewangan semasa.

7.4 Tindakan Liquidated Ascertained Damages (LAD)/Denda

7.4.1 Agensi hendaklah mengambil tindakan mengenakan LAD/denda selaras dengan
terma kontrak sekiranya syarikat gagal mematuhi obligasi kontrak.

7.4.2 Di antara kegagalan memenuhi tanggungjawab kontrak yang boleh dikenakan
tinadakan LAD/denda adalah seperti berikut:

(a) Kelewatan menyiapkan projek yang tidak mengikut jadual yang ditetapkan dalam
kontrak berkenaan.

115